Código de Ética e Conduta

DAS NORMAS DE ÉTICA

Todos os colaboradores, gestores, estagiários e prestadores de serviços e fornecedores da Serventia devem adotar uma postura íntegra, responsável e transparente no exercício de suas funções, observando os seguintes princípios:
• Integridade e Probidade: atuar sempre com honestidade, justiça e boa-fé, preservando a imagem e a reputação da Serventia.
• Cumprimento da Legislação: observar integralmente as normas legais, regulamentares e internas aplicáveis às atividades desenvolvidas.
• Respeito às Pessoas: tratar todos com dignidade, cortesia e igualdade, assegurando um ambiente de trabalho livre de discriminação, assédio ou qualquer forma de desrespeito.
• Prevenção de Conflitos de Interesse: evitar situações que possam comprometer a imparcialidade, a isenção ou a independência profissional.
• Uso Responsável de Recursos: zelar pelo uso adequado e responsável dos bens, informações e dados da Serventia.
• Sigilo e Confidencialidade: resguardar informações de caráter pessoal, institucional ou estratégico, compartilhando-as apenas nos casos autorizados por lei ou norma interna.
• Canal Confidencial: utilizar de forma ética o canal destinado a sugestões, reclamações e denúncias, assegurando a colaboração para a integridade da instituição.

Comprometimento da Alta Direção
A Alta Direção da Serventia deve estar plenamente comprometida com o Programa de Compliance, atuando como exemplo de conduta ética, íntegra e transparente. Esse comprometimento é essencial para consolidar uma cultura organizacional baseada na honestidade, no respeito às normas legais e na valorização da ética em todas as relações.
Tal comprometimento manifesta-se por meio de ações concretas, tais como:

• Apoio irrestrito às iniciativas voltadas à integridade, governança corporativa e fortalecimento da cultura ética;
• Emissão de comunicados oficiais aos colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores e demais parceiros, reforçando a importância do Programa de Compliance e das normas de Ética e Conduta;
• Participação ativa em treinamentos e capacitações sobre ética, integridade e boas práticas de conduta, incentivando toda a equipe a se engajar nesses processos;
• Exigência do cumprimento das normas internas e da legislação aplicável, com postura firme na prevenção, identificação e correção de eventuais desvios;
• Promoção de um ambiente seguro e acessível para o uso do Canal Confidencial, assegurando que denúncias, sugestões e reclamações sejam tratadas com seriedade, imparcialidade e confidencialidade.

Assim, a Alta Direção não apenas estabelece diretrizes, mas também atua de forma exemplar e participativa, consolidando os valores éticos da Serventia e demonstrando que o Programa de Compliance é prioridade em sua gestão.

Conduta dos Prestadores de Serviço e Fornecedores
Os prestadores de serviços e fornecedores da Serventia devem observar padrões elevados de ética, transparência e responsabilidade, assegurando que a execução de suas atividades seja compatível com os princípios que norteiam a instituição. Para tanto, espera-se que:

• Cumpram integralmente a legislação aplicável, especialmente as normas cartorárias e a Lei de Registros Públicos;
• Zelem pela imagem e pela credibilidade da classe notarial e registral, atuando sempre de forma íntegra e responsável;
• Prestem serviços com honestidade, transparência, rigor técnico e eficiência, preservando o sigilo das informações e documentos que lhes forem confiados;
• Garantam a qualidade do serviço prestado, investindo continuamente em aprimoramento, atualização e capacitação profissional;
• Informem e orientem os clientes de maneira clara, objetiva e acessível, sem qualquer forma de discriminação ou tratamento desigual;
• Conduzam suas atividades em conformidade com os princípios éticos e de boa-fé, preservando a confiança depositada em seu trabalho;
• Tratem colegas de trabalho, clientes e usuários com respeito, cortesia e honestidade;
• Atuem com independência e imparcialidade, evitando favorecimentos pessoais, privilégios ou obtenção de benefícios indevidos;
• Assumam integral responsabilidade pelo trabalho executado, bem como pelas comunicações decorrentes de sua atuação;
• Demonstrem comprometimento com a confiança que lhes é atribuída, desempenhando suas funções com seriedade e dedicação;
• Colaborem para um ambiente de trabalho organizado e harmonioso, sempre orientados pelo espírito de serviço e pela busca do bem comum.

Adicionalmente, a contratação de terceiros (incluindo fornecedores, prestadores de serviços, consultores, escritórios de advocacia e demais parceiros comerciais) deve ocorrer com base em critérios técnicos, objetivos e conforme normas internas. Todos os terceiros passam por processo de avaliação, com a finalidade de identificar e mitigar riscos no relacionamento com a Serventia.

Da Ética do Oficial e de seus Prepostos
O exercício da atividade registral possui natureza pública e está fundamentado nos princípios da publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, cabendo ao Oficial Registrador e a seus prepostos o fiel cumprimento de seus deveres legais e éticos, nos termos do art. 30 da Lei Federal nº. 8.935/1994.
Dessa forma, devem:

• Atuar com probidade, independência e imparcialidade, assegurando que todos os atos sejam praticados de acordo com a lei e com os princípios da função registral;
• Manter a organização, guarda e conservação dos livros, documentos e arquivos da Serventia, garantindo sua integridade e acessibilidade às pessoas legalmente habilitadas;
• Atender as partes com eficiência, urbanidade e presteza, oferecendo informações claras e em linguagem acessível;
• Respeitar os prazos legais e as normas técnicas, cumprindo fielmente as ordens superiores legítimas e representando quando forem manifestamente ilegais;
• Zelar pela transparência e regularidade financeira, observando os emolumentos fixados, fornecendo recibos e fiscalizando o recolhimento de tributos;
• Preservar o sigilo profissional, mantendo confidencialidade sobre documentos e informações de caráter reservado;
• Conduzir a qualificação registral com prudência, independência e responsabilidade, garantindo segurança jurídica às relações sociais;
• Promover um ambiente de trabalho respeitoso e solidário, pautado na cooperação, disciplina, assiduidade e apresentação compatível com a função pública exercida.

Assim, o Oficial Registrador e seus prepostos devem agir de forma exemplar, assegurando que sua conduta profissional e pessoal contribua para a dignidade da atividade registral e para a confiança da sociedade na Serventia.

Conduta na relação com os Colaboradores
A Serventia valoriza um ambiente de trabalho digno, responsável e inclusivo, reconhecendo que o bem-estar dos colaboradores é essencial para o desempenho de suas atividades e para seu desenvolvimento pessoal e profissional.
Assim, estabelece como princípios básicos de conduta:

• Respeito mútuo e igualdade de tratamento, sem qualquer forma de discriminação ou preconceito;
• Repúdio ao trabalho infantil, forçado ou compulsório, bem como a práticas abusivas, assédio moral, sexual ou qualquer comportamento hostil;
• Garantia de condições seguras e saudáveis de trabalho, assegurando treinamentos e a possibilidade de interrupção imediata de atividades em caso de risco grave;
• Valorização da diversidade, reconhecendo que diferentes experiências e perspectivas enriquecem o ambiente organizacional;
• Transparência e responsabilidade, incentivando os colaboradores a assumirem seus erros, comunicarem equívocos e questionarem orientações contrárias aos valores éticos da Serventia;
• Compromisso com a privacidade e proteção de dados, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Promoção de liderança justa e responsável, assegurando igualdade de oportunidades em processos seletivos, promoções e desenvolvimento profissional;
• Respeito às normas legais, convenções coletivas e tratados internacionais de direitos humanos, reafirmando o compromisso com a dignidade da pessoa humana.

A Serventia repudia qualquer prática discriminatória, abusiva ou desrespeitosa, sujeitando tais condutas às medidas disciplinares cabíveis, reforçando o compromisso com um ambiente de trabalho ético, seguro e colaborativo.

Familiares de Colaboradores
A contratação e a relação profissional entre familiares de colaboradores devem observar critérios de transparência e imparcialidade, respeitando as seguintes diretrizes:

• Familiares não poderão exercer atividades em condição de subordinação direta, devendo haver prévia aprovação do Titular;
• Relações comerciais com fornecedores, parceiros e clientes que possuam vínculo familiar com colaboradores devem ser comunicadas ao Titular;
• A contratação de familiares como fornecedores ou parceiros somente poderá ocorrer com anuência prévia do Titular;
• A gestão de contratos com fornecedores ou parceiros que envolvam familiares não poderá ser realizada pelo colaborador parente da outra parte.

Para esta normativa, familiares compreendem cônjuge, companheiro(a) ou parentes em linha reta ou colateral, por consanguinidade ou afinidade, até o terceiro grau.

Relacionamento Afetivo entre Colaboradores
Não é permitido relacionamento afetivo entre colaboradores quando houver vínculo de subordinação direta entre os envolvidos, ou seja, dentro da mesma diretoria ou linha de reporte hierárquico.

Atividades Paralelas
Colaboradores podem desempenhar atividades paralelas, remuneradas ou não, desde que:

• Não sejam realizadas durante o expediente ou nas dependências da Serventia;
• Não utilizem recursos, bens ou ativos da Serventia para tais atividades;
• Não impactem negativamente no desempenho profissional ou na imagem da Serventia;
• Não constituam ato de concorrência com as atividades da Serventia;
• O uso de informações internas em palestras, workshops ou aulas seja, previamente autorizado pelo Titular;
• Convites para representar a Serventia em eventos externos sejam previamente validados pelo Titular;
• Convites para assumir papéis de conselheiros em empresas ou organizações sejam informados e validados com o Titular.
• Não conflitem com as atividades desenvolvidas na Serventia, sendo vedada a captação de clientes no cartório ou a utilização das funções exercidas para favorecer seus próprios serviços ou de parceiros;

Assédio
A Serventia preza por um ambiente de trabalho respeitoso, seguro e livre de qualquer forma de assédio ou hostilidade, garantindo a todos os colaboradores tratamento digno e igualitário.

Para os fins desta política, considera-se assédio toda conduta verbal, escrita, física ou não verbal que resulte em constrangimento, intimidação ou discriminação, incluindo, mas não se limitando a:

• Assédio Verbal ou Escrito: comentários ofensivos, depreciativos ou ameaçadores relacionados a raça, cor, sexo, orientação sexual, religião, idade, aparência, deficiência ou qualquer outra condição pessoal, incluindo comunicações por e-mail ou materiais exibidos em áreas de trabalho;
• Assédio ou Hostilidades Físicas: empurrões, agressões, contatos físicos inapropriados, ameaças ou gestos ofensivos;
• Assédio Sexual: qualquer conduta de natureza sexual indesejada, seja física ou verbal, que gere constrangimento, intimidação ou tentativa de favorecimento pessoal.

Não se considera assédio a exigência legítima de desempenho do trabalho ou o cumprimento de normas internas por parte de supervisores e gestores, desde que conduzida de forma justa, coerente e respeitosa.

Todo colaborador que se sentir vítima de assédio deve comunicar o fato à Alta Direção, ao seu superior imediato ou, se preferir, a outro representante autorizado, inclusive do setor de Recursos Humanos ou Financeiro. Os relatos serão investigados de forma rápida, imparcial e sigilosa, assegurando proteção contra qualquer forma de retaliação àqueles que denunciarem de boa-fé.

A Serventia mantém tolerância zero contra o assédio em todas as suas formas, reafirmando seu compromisso com a dignidade, o respeito e a integridade de seus colaboradores.

Conduta na relação com os Clientes
A Serventia busca estabelecer um relacionamento ético, transparente e respeitoso com seus clientes, assegurando que todas as interações sejam pautadas pela responsabilidade, justiça e excelência. O compromisso é entregar serviços com qualidade, desde o atendimento até a execução, atendendo às expectativas do público de forma ágil e eficiente.

São princípios que orientam essa relação:
• Cortesia, respeito e agilidade no atendimento e na solução de demandas;
• Clareza, objetividade e fidelidade nas informações prestadas;
• Compromisso com a qualidade e excelência, mantendo relações baseadas na confiança;
• Respeito as Normas de Ética e demais políticas dos clientes, sempre que aplicável.

No que se refere ao tratamento das informações dos clientes, a Serventia adota postura de sigilo e confidencialidade, observando que:

• As informações só podem ser utilizadas com a devida autorização do cliente;
• Todos os registros, documentos físicos ou eletrônicos devem ser protegidos de forma adequada;
• É vedado o compartilhamento de informações com terceiros sem autorização prévia e expressa do cliente;
• A prestação de informações a terceiros, inclusive autoridades, dependerá de consentimento formal do cliente, salvo hipóteses legais expressas.

Assim, a Serventia reafirma seu compromisso em zelar pela confiança, privacidade e respeito aos clientes, pilares essenciais de sua atuação.

Conduta na relação com as Associações
A Serventia respeita o direito à livre associação e reconhece as entidades sindicais e associativas como representantes legais dos empregados, mantendo um diálogo aberto e responsável para a solução de questões trabalhistas ou sindicais.

As diretrizes dessa relação são:
• Apenas pessoas formalmente indicadas pelo Titular podem representar a Serventia perante Sindicatos e Associações;
• A participação em reuniões deve estar vinculada a uma pauta clara, legítima e previamente definida;
• É vedado o compartilhamento ou debate de informações concorrencialmente sensíveis, tais como preços, propostas, licitações, clientes ou estratégias de mercado;
• O relacionamento com Sindicatos e Associações deve sempre ocorrer de forma respeitosa, transparente e alinhada à legislação vigente.

Assim, a Serventia reforça seu compromisso com a cooperação institucional e com a manutenção de práticas éticas e responsáveis nas relações com entidades representativas.

Conduta na relação com a Comunidade Local
A Serventia reconhece sua responsabilidade social e ambiental, buscando contribuir de forma positiva para o desenvolvimento sustentável e para a qualidade de vida da comunidade onde está inserida.

Nesse sentido, compromete-se a:
• Respeitar integralmente a legislação vigente, especialmente nas questões ambientais e sociais;
• Promover o uso racional dos recursos naturais, incentivando a preservação do meio ambiente, a redução de resíduos e a reciclagem;
• Estimular a participação dos colaboradores em ações sociais e voluntárias, bem como em iniciativas de solidariedade e cidadania;
• Zelar pela dignidade humana e pelo bem-estar coletivo, apoiando atividades que favoreçam a melhoria da qualidade de vida da comunidade;
• Manter uma relação aberta e harmônica com a comunidade local, estando sempre receptiva a sugestões, críticas e demandas que contribuam para o interesse público e a proteção ambiental.

Assim, a Serventia reafirma seu papel como agente de responsabilidade social, ética e sustentável, fortalecendo laços de confiança com a comunidade em que atua.

Conduta na relação com o Poder Público
A Serventia e seus colaboradores devem manter, em todas as interações com o Poder Público, uma postura pautada pelos mais elevados padrões de ética, legalidade e transparência. Para fins desta normativa, entende-se como Poder Público todo órgão ou entidade que exerça funções legislativas, executivas ou judiciárias, em âmbito nacional ou estrangeiro.
São princípios que norteiam essa relação:
• Cumprimento integral da legislação anticorrupção, incluindo os crimes contra a Administração Pública previstos no Código Penal (Decreto-Lei nº 2.848/1940), na Lei de Licitações (Lei nº 8.666/1993) e na Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013);
• Proibição expressa de oferecer, dar ou prometer vantagem indevida a qualquer agente público ou pessoa a ele relacionada, direta ou indiretamente, incluindo benefícios não monetários;
• Vedação a pagamentos de facilitação, bem como à oferta de vantagens para obtenção de licenças, autorizações, fiscalizações ou decisões administrativas;
• Atuação íntegra e transparente em todas as interações, reforçando a imagem da Serventia como instituição confiável e comprometida com a legalidade.

Dessa forma, a Serventia reafirma seu compromisso com a tolerância zero à corrupção e ao favorecimento indevido, garantindo que a relação com o Poder Público seja sempre ética, responsável e em conformidade com a lei.

Conduta na relação à confidencialidade e segurança de informações
A Serventia valoriza a proteção das informações internas e estratégicas, sendo dever de todos os colaboradores preservar sua confidencialidade e utilizá-las somente para fins profissionais autorizados.

Para tanto, devem ser observadas as seguintes condutas:
• Proteger logins e senhas de sistemas, e-mails e dispositivos, sem compartilhamento ou empréstimo;
• Não divulgar informações estratégicas, confidenciais ou que impactem a imagem da Serventia, exceto quando expressamente autorizado;
• Compartilhar informações apenas com quem necessite delas para o desempenho de suas funções;
• Manter discrição em locais públicos ao tratar de assuntos da Serventia;
• Tratar dados pessoais e sensíveis em conformidade com a LGPD, garantindo segurança e privacidade;
• Proteger documentos e registros de acordo com sua classificação de confidencialidade e regras de retenção;
• Resguardar informações mesmo após o término do vínculo profissional, incluindo familiares e terceiros não autorizados.

Assim, todos os colaboradores e parceiros são responsáveis por proteger a reputação da Serventia, assegurando a confiança, a integridade e a segurança das informações.

Conduta na relação com a imprensa e mídias sociais
A Serventia reconhece a importância da liberdade de expressão e mantém relacionamento com veículos de comunicação pautado pelo respeito, verdade e transparência. Para garantir a segurança das informações e evitar interpretações indevidas, somente pessoas formalmente indicadas pelo Titular estão autorizadas a se manifestar em nome da Serventia perante a imprensa ou outros meios de comunicação.

No que se refere às mídias sociais, a Serventia entende seu valor como meio de socialização e manifestação individual, mas reforça que os colaboradores devem manter conduta compatível com os princípios e valores institucionais, também no ambiente virtual.

São orientações básicas:
• Não emitir opiniões ou juízos de valor sobre a Serventia, seus colaboradores, parceiros, clientes ou concorrentes;
• Não divulgar ou compartilhar imagens e conteúdo internos do ambiente de trabalho;
• Não expor informações estratégicas ou confidenciais, limitando-se a conteúdos já tornados públicos pela Serventia;
• Responsabilizar-se integralmente pelas postagens em perfis próprios ou de terceiros, evitando qualquer manifestação que possa comprometer a reputação da instituição.

Assim, a Serventia reafirma seu compromisso de proteger sua imagem institucional e preservar um relacionamento ético e responsável com a imprensa, com a sociedade e no uso das mídias sociais.

Conduta na relação a atividades políticas e religiosas
A Serventia respeita a liberdade de convicção política e religiosa de seus colaboradores, garantindo que tais manifestações sejam exercidas de forma livre e responsável. Contudo, para preservar a imparcialidade institucional, devem ser observadas as seguintes diretrizes:

• É vedado utilizar a imagem, o nome ou os recursos da Serventia para campanhas políticas ou atividades religiosas;
• O cargo ou função ocupado pelo colaborador não pode ser empregado para apoiar candidatos, partidos políticos ou instituições religiosas;
• Atividades políticas ou religiosas não devem ser realizadas nas dependências da Serventia ou durante o exercício das funções, incluindo panfletagem ou atos semelhantes;
• O exercício dessas atividades não deve causar favorecimento, discriminação ou prejuízo ao desempenho profissional ou ao ambiente de trabalho.

Portanto, a Serventia reafirma seu compromisso com a neutralidade institucional, preservando um ambiente de trabalho inclusivo, respeitoso e livre de influências políticas e religiosas.

Dos Brindes, Presentes e Hospitalidades
A Serventia reconhece que o oferecimento e recebimento de brindes, presentes e hospitalidades pode ser prática legítima de relacionamento institucional e comercial, desde que seja pautada pela ética, transparência e moderação, sem qualquer expectativa de retribuição ou contraprestação.
• Brindes e Presentes: permitidos desde que possuam propósito comercial legítimo, valor modesto e não tenha caráter de retribuição ou contraprestação por algum favorecimento;
• Hospitalidades: despesas como alimentação, hospedagem e transporte são permitidas apenas quando necessárias, razoáveis e previamente aprovadas pelo superior imediato;
• Vedação absoluta: é proibido oferecer ou receber dinheiro, favores, privilégios, informações sigilosas ou qualquer vantagem indevida.

Refeições de Negócios
• Devem sempre ter propósito comercial legítimo e nunca deverão gerar uma obrigação ou expectativa de retribuição ou contraprestação, estando limitadas aos critérios estabelecidos nas normas internas da Serventia.
• A participação é restrita a pessoas autorizadas pelo Titular;
• O colaborador poderá pagar a refeição e solicitar o reembolso ao setor financeiro, mediante apresentação de nota fiscal e prévia autorização do titular.

Doações e Patrocínios
• A Serventia poderá apoiar projetos sociais, culturais e comunitários por meio de doações ou patrocínios, financeiros ou não, sempre em conformidade com a legislação vigente;
• Tais práticas jamais poderão ter como objetivo a obtenção de vantagem indevida para a Serventia;
• Toda doação ou patrocínio deve ser aprovado pelo Titular, com análise prévia da entidade beneficiada para prevenir riscos de fraude, corrupção ou vínculos inadequados;
• É vedada a realização de doações ou patrocínios a partidos políticos ou campanhas eleitorais.